Medical Export Group, actief in landen als Afrika, Zuid Amerika en Azië is de leverancier van medische hulp kits voor landen met middel en lage inkomens. Door het leveren van deze kits aan verschillende hulporganisaties wordt er medische apparatuur en pharma verstrekt aan derde wereld landen waar weinig tot geen toegang is tot medische hulpverlening. Door de aanhoudende groei was het tijd om een groter jasje aan te trekken en de wens ontstond om dat op gepaste wijze te vieren. Lonneke Kamsteeg, Office en Facility Coördinator vertelt over haar ervaring met Young Events Partyservice rondom de opening van het prachtig nieuwe bedrijfspand van The Medical Export Group (MEG). 

Wat is de aanleiding geweest om Young Events te benaderen voor uw event?

Naast de samenwerking met leveranciers waar al een relatie mee bestaat ben ik altijd benieuwd wat ander partijen te bieden hebben. Daarom heb ik bij het organiseren van dit nieuwe event zowel onze bestaande leveranciers als Young Events benaderd voor het opstellen van een offerte. Middels een beknopte briefing zijn alle partijen geïnformeerd over het concept zoals ik dat voor ogen had. De uitdaging was wie deze briefing het beste kon vertalen naar “het gevoel”, een echte beleving vangen op papier. De uiteindelijke keuze is daarbij op Young Events gevallen omdat uit jullie offerte in tegenstelling tot de andere partijen, een sterke persoonlijke touch naar voren kwam. Ondanks de beknopt verstrekte informatie, hadden jullie echt begrepen wat ik voor ogen had wat uiteindelijk vertaald is naar een aantrekkelijk concept.

Wat is het voorafgaand aan het event het concept geweest en hoe heeft zich dit naar de praktijk vertaald?

Het openingsevent had een doorlopend thema namelijk de reis van de MEG. Zowel de reis van ons oude naar ons nieuwe pand maar ook de reis langs de werelddelen waar wij als organisatie actief zijn. Wij hadden als doel dat onze klanten en bezoekers tijdens deze reis hoogstaande kwaliteit en service geboden werd. Niet alleen qua hapjes en drankjes maar ook wat betreft de aankleding en het entertainment. Bij binnenkomst diende echt het wauw effect gecreëerd te worden. Bij het huiswaarts gaan wilde wij het gevoel bij onze bezoekers achterlaten dat zij hun vrije zaterdag goed besteed hebben. Als ik terug kijk naar mijn oorspronkelijke idee en de uiteindelijke uitvoering van het event, dan is dit spot on geweest en eigenlijk zelfs nog wel meer dan dat. Dit hebben wij in mijn ogen weten te bereiken door het in gesprek treden met twee projectmanagers van Young Events. Tijdens dit gesprek heeft er een mooie wisselwerking plaatsgevonden waaruit aanvullende voorstellen zijn ontstaan, welke een bijzonder goede aanvulling zijn geweest op het totaalconcept. Daarnaast is het fijne aan Young Events dat jullie open staan voor alles en geen idee te gek is.      

Wat zijn uw uitdagingen geweest voor dit evenement? Hoe zijn deze ingevuld?

De tijd is in deze een hele grote factor geweest, de aanlooptijd was bijzonder kort. Ongeveer vijf weken voor het event hebben wij een eerste contactmoment gehad, na akkoord van de offerte waren er nog maar drie weken over tot de uitvoer. Deze korte aanlooptijd vergt natuurlijk veel organisatietalent en om kunnen gaan met tijdsdruk. Uiteindelijk is gebleken dat jullie hier goed tegen opgewassen waren. Alle elementen zijn binnen deze beperkte tijd tot een prachtig event samengevoegd zonder concessies te doen aan de kwaliteit.

Hoe is de samenwerking met Young Events voorafgaand aan en tijdens uw event verlopen?

De samenwerking is zeer prettig en vlekkeloos verlopen. Door de wisselwerking die bij aanvang plaatsgevonden is ons in de beginfase direct goed aangegeven welke zaken wel of niet realiseerbaar waren. Om het voortraject te versnellen zijn ons twee á drie opties per onderdeel voorgelegd waaruit wij een keuze dienden te maken. Dit gaf duidelijkheid en heeft ervoor gezorgd dat er snel knopen gehakt konden worden. Als wij een extra wens hadden dan werd deze binnen no-time opgepakt en wist ik vrij snel of het ook daadwerkelijk haalbaar was of niet. Doordat de lijntjes zo kort waren heeft dit uiteindelijk geleid tot een zeer prettige manier van communiceren en samenwerken.Wanneer ik terugkijk naar dit bewuste evenement dan heeft Young Events een feilloze vertaalslag gemaakt van het oorspronkelijke idee naar een daadwerkelijk event. En dan bedoel ik niet alleen het hapje of het drankje maar echt het gevoel dat mensen krijgen tijdens het bezoek. Naast de prettige samenwerking met de projectmanagers was ook het personeel tijdens de uitvoer van begin tot eind zeer vriendelijk en kundig. Om alles zo voorspoedig mogelijk te laten verlopen heb ik gedurende de uitvoer van een evenement graag de touwtjes in hadden. Echter heb ik dit door zowel de goede voorbereiding als de aanwezigheid van het hele team van Young Events los kunnen laten. Zo ontstond er ook voor mij de mogelijkheid om het gesprek aan te gaan met onze bezoekers, dat heb ik als bijzonder prettig ervaren.

Wat is de reactie geweest van uw gasten op het event?

Wij hebben zeer mooie en leuke reacties van onze gasten mogen ontvangen. De aankleding heeft de gewenste indruk achter gelaten en het eten is als kwalitatief hoogstaand gewaardeerd. Door de goede samenwerking hebben wij een mooi aanbod van amuses en gerechtjes uit verschillende werelddelen aan kunnen bieden. Ondanks dat de gasten vaak nog niet bekend waren met deze items werd er door het aanbod geen barrière opgeworpen om eens iets nieuws te proberen. Dit heeft tot verrassend leuke reacties geleid. Onze gasten zijn bijna allemaal van begin tot het einde van het programma aanwezig geweest, dit was voor ons de bevestiging dat het een geslaagd event was. Zelfs van de personen die helaas verhindert waren kregen wij na afloop berichten dat zij na het horen van de goede verhalen, het bijzonder jammer vonden dat zij er niet bij konden zijn.